10 clefs pour utiliser plus efficacement les outils de visio conférence

Les outils de visio-conférence : simple en apparence…

L’usage de la vidéo conférence et des webinaires a explosé depuis la crise sanitaire. Le confinement a accéléré une tendance déjà bien présente avant la pandémie. On peut parier que cela va rester dans les usages, notamment car le télétravail se banalise. Il est donc essentiel d’optimiser leur usage pour conserver l’attention de vos auditeurs, car cette profusion crée une usure qu’il faut compenser par un contenu de qualité.

Ces outils et ces pratiques ont de quoi séduire : on réduit à zéro le temps de déplacement, les rendez vous sont plus brefs, on peut partager son écran et collaborer autour d’un document, réunir des dizaines voire des centaines de personnes en quelques clics. Créer des liens bien plus forts que par audio / téléphone. Tout cela sans frais de déplacement ni risque sanitaire !

Mais il y a un « mais ». L’adoption de ces outils n’a pas été accompagnée de précautions : au-delà des problèmes de confidentialité (zoom Bombing…) la vidéo conférence réduit le contact humain, le non verbal, écrase le charisme, la « présence ». Pour produire le même effet qu’un échange réel et conserver l’attention du spectateur il faut en faire beaucoup plus. Résultat, une bonne partie des webinaires sont assez ennuyeux et il devient de plus en plus difficile de mobiliser les cibles.

CONFERENCE AUDIO OU VISIO ?

Avant d’inviter vos cibles à une visio, posez vous la question de la valeur ajoutée de cet outil. La visio réduit la mobilité : elle implique de rester « coincé » face à son écran et implique d’avoir un accès haut débit. Parfois, une conférence téléphonique bien menée est bien préférable à une visio et cela fonctionne très bien à plusieurs (services dédiés, ou fonctions « fusionner les appels »). Et n’oubliez pas que c’est un outil fort peu écologique, qui consomme énormément de bande passante, donc d’énergie fossile…

Une visio ne se justifie que pour deux raisons : d’abord vous devez avoir quelque chose à montrer (slides, vidéos, démonstration), et dans une moindre mesure car voulez affirmer votre présence visuelle et vous rapprocher du rendez vous réel.

LES OUTILS DE VISIO-CONFERENCE

Zoom, Skype, Whatsapp, GotoMeeting… Lequel choisir ? J’aurais tendance à vous suggérer les gratuits d’abord, comme JiTSi, moins connu mais tout aussi fiable. Les fonctions de dessin sur les slides de GotoWebinar sont intéressantes. Les fonds virtuels sont un plus mais attention au détourage chaotique. Certains outils inversent l’image : impossible de diffuser une séance paperboard. L’usage du back office des solutions pro nécessite une prise en main sérieuse et plusieurs essais grandeur réelle avant de se lancer. Mot de passe d’accès ou pas, degré de liberté des utilisateurs, relances, tout est paramétrable mais assez complexe. Au fond, il faut en tester plusieurs, donc bien anticiper avant sa première visio sous peine de sembler maladroit donc pas crédible.

NOS CONSEILS PAR USAGE

On se lasse très vite d’une silhouette sombre, d’une voix monocorde avec un écho ou des bruits de fond sur un arrière plan vilain… la visio pardonne bien moins que le présentiel. Donc tous les conseils sur la prise de parole efficace et le pitch doivent être appliqués en visio.

One to one : remplace le rendez vous face à face. Ce qu’il faut garder en tête c’est l’objectif à atteindre dans un délai bref, généralement 15 à 30 minutes. On accroche et on maintient l’attention (cf. conseils plus bas), puis on décroche l’affaire avec un « call to action » bien pensé à la fin. L’étape suivante est le « vrai » rendez vous.

One to few : orateur face à 5 à 15 personnes, remplace réunions et formations, donc durée de 60 à 120 minutes. Ici le challenge est de créer l’interaction, ce qui est possible avec un nombre restreint de personnes. On travaille donc sur les quizz, le chat ; il faut avoir des supports, montrer des vidéos, faire des sous groupes et rythmer par des moments d’expérimentation.

One to many : à partir de 15 personnes face à vous, c’est une conférence webinaire. Une fois recrutés et présents, la plus grande difficulté est de conserver les spectateurs connectés, qui de fait sont nettement plus passifs que dans le cas précédent. Il faut donc de délivrer une forte valeur ajoutée avec un dynamisme constant, ce qui implique un énorme travail !

L’interactivité doit être bien maîtrisée : je déconseille de laisser le chat ouvert en permanence car cela crée des dialogues parallèles qui font baisser l’attention que l’on vous porte. Je conseille d’ouvrir le chat à des moments précis et limités dans le temps, quand on présente un cas à analyser ou en fin de speech, tout comme c’est le cas dans une vraie conférence ; en salle, on ne bavarde pas pendant que l’orateur parle ! Attention également à la gestion des micros pour éviter les bruits de fond et les incidents.

Few to many : cas particulier du “one to many”, webinaire co-animé, table ronde etc. Ici se pose la problématique de la co-animation, qui doit être écrite avec précision, comme un conducteur d’émission TV : qui va dire quoi, quand (minutage précis), que va-t-on montrer visuellement. En s’attachant à ce que l’échange soit dynamique : une minute l’un, une minute l’autre, avec des rebondissements. Il faut s’entraîner à switcher très rapidement son partage d’écran pour céder la place aux autres orateurs. Ce qui veut dire une solide préparation et un filage pour fluidifier les passages de parole et la diffusion des visuels.

LES POINTS VITAUX POUR UNE VISIO-CONFERENCE REUSSIE

D’abord, pensez à votre ou vos cibles : apportez de la valeur ajoutée, informez, amusez. Promo et nombrilisme à proscrire ! Le speech doit être bien structuré et il faut annoncer la structure dès le départ pour que les spectateurs soient en confiance.

Respectez le timing et soyez concis. Quitte à vous forcer, soyez excessivement dynamique et vivant. Au besoin, filmez vous lors d’un entraînement pour trouver votre style et ajuster votre personnage. Pensez aussi aux peurs et objections de vos cibles, notamment celle de perdre du temps. Soyez donc percutant dès le début et montrez votre maîtrise, votre leadership, prenez les choses en main. La durée « supportable » en visio est bien moindre qu’en face à face : on considère que l’attention baisse sévèrement après 15 minutes, ce pourquoi les conférences TED sont limitées à 18 minutes.

A présent, quelques conseils pour produire une image flatteuse. D’abord, évitez les contre jours, les fonds de cagibi. Les fonds virtuels sont intéressants, mais le contour du personnage est souvent dégradé, donc un beau fond naturel est préférable. A une exception : vous pouvez préparer des fonds pour marquer plusieurs parties et thématiques, mettre un peu d’humour. Cela évite d’avoir le même orateur sur le même fond de bout en bout et cela va réveiller l’attention.

Une voix claire et puissante, une présence sonore : utilisez un micro cravate ou « madonna » et pas celui qui est intégré à votre écran, généralement de mauvaise qualité et qui vous oblige à rester très proche.

Pensez à votre dress code, en accord avec le cadre de l’échange. Je conseille un style classique, chemise, pantalon (j’ai déjà vu un orateur en short se lever, l’effet n’est pas formidable..). Gardez une bouteille d’eau à portée de mains pour préserver vos cordes vocales. Prévenez votre entourage de ne pas venir vous déranger, préservez le silence et garantissez votre concentration. Mettez votre téléphone sur avion et conseillez à tout le monde de faire de même. Fermez toutes les applis avec notifications sonore (teams, skype etc.)

Enregistrez systématiquement : si l’échange présente une valeur, vous réalisez un contenu de valeur que vous pourrez rediffuser après un peu de « nettoyage ». Dans tous les cas vous pourrez visionner le replay pour noter les points d’amélioration et en outre, c’est une forme de prise de notes, que ce soit pour vos propos ou ceux de vos cibles.

En termes d’écriture, il faut un fond parfaitement rôdé mais en même temps je déconseille d’apprendre par cœur ou de lire une feuille : il faut faire vivre son propos. Un orateur qui anone et bute sur les mots perd toute crédibilité. Et ne croyez pas que vos coups d’œil aux antisèches vont passer inaperçus : consciemment ou pas, on s’en rend compte. Préparez une feuille A4 au format paysage avec 2 x 5 points à délivrer et improvisez autour.

ACCROCHEZ, DYNAMISEZ VOS INTERLOCUTEURS

Le premier outil pour accrocher c’est le regard. Regardez la caméra. Si vous avez du mal à focaliser ou localiser l’objectif, mettez des repères visuels pour la matérialiser mais surtout ne regardez pas votre écran. Une cible / spectateur qu’on ne regarde pas ne se sent pas concerné et décroche rapidement. Et n’oubliez pas de sourire ! Pour cela adoptez une posture positive : le plaisir et l’envie de partager. Surtout si vous êtes stressé(e) !

Autre source d’attention, l’interactivité. Posez des questions, faites des quizz. Racontez des histoires, des anecdotes (storytelling). Diffusez des supports visuels de nature à faire réagir, des photos, des vidéos. Mais surtout pas des slides « années 80 » avec plein de textes illisibles. On doit comprendre une slide en une seconde puis vous regarder à nouveau.

Enfin, cadrez vous avez vos mains, quitte à reculer et ne pas resté collé à votre écran. La gestuelle donne 60% du dynamisme. A ce titre une webcam externe est bien préférable : de meilleure qualité, vous allez pouvoir la placer avec plus de liberté, dans le bon axe, quitte à la placer sur un pied ou une pile de livres. La webcam couplée avec le micro cravate fait que vous aurez toute liberté de cadrage, donc un impact maximum de votre image

LE DEBUT : ANTICIPEZ ET PREPAREZ VOTRE VISIO

Vérifiez vos liens, consultez vos emails et votre téléphone 5 minutes avant le « live ». Il y a toujours une personne qui ne retrouve pas le lien et qui deviendra une « cible » ratée. Relancer une semaine avant, la veille puis 1h avant me semble une bonne chose.

Demandez à chacun de s’identifier et de couper son micro. Pour éviter les écrans noirs, qui représentent généralement la moitié des participants, imposez que tout le monde connecte la caméra. Pensez à faire une capture au moment ou tous les participants sont là pour générer un visuel à intégrer dans votre communication ensuite.

Ensuite, comment gérer les retardataires ? Vous devez décider d’une condition de démarrage, soit une heure précise, soit la présence d’un nombre de participant minimum, ou de certains participants que vous ciblez particulièrement. Ecrivez cela noir sur blanc et tenez vous-y.

Mais il faut également gérer les participants qui sont en avance. Si vous ouvrez la visio, même 20 minutes avant l’heure, vous devez vous assurer que vous êtes crédible. Ce n’est pas le moment de répéter, de se lever, aux bavardages en petit comité. Déconnectez votre caméra si vous devez ponctuellement vous lever, répondre à un texto. En attendant le démarrage effectif, diffusez une slide d’attente avec une musique et coupez votre caméra. Et pensez au replay : l’intégralité du contenu, dès le premier spectateur arrivé et jusqu’à la déconnexion, doit être exploitable. Le début et la fin doivent être particulièrement soignés, écrits, percutants.

Pour le replay, avoir des slides présente un gros avantage : au montage, vous allez pouvoir couper les séquences inintéressantes et masquer les coupes avec les slides en plein écran.